Ante la incertidumbre, es imperativo que las empresas cuenten con comunicación interna para hacer frente a la contingencia.

Así mismo como agencia, en estos días hemos recibido muchas preguntas de nuestros clientes sobre cómo mantener el negocio en marcha, comunicarse y relacionarse con sus empleados durante COVID-19.

En ese marco de referencia, nos dimos a la tarea de investigar, analizar y compartir una pequeña guía sobre comunicación interna efectiva que está diseñada para abordar la interrupción, la incertidumbre y aprovechar las mejores prácticas a medida que navegamos por esta crisis.

 

Plan de comunicación interna

En primer lugar es de suma importancia crear una estrategia y delimitar los procesos para llegar a todos los empleados con actualizaciones importantes.

 

Canales de comunicación

Seleccionar las vías de comunicación más efectivas por las que se puede acceder para llegar a los empleados:

• correo electrónico
• publicaciones en la intranet
• publicaciones de blog
• redes sociales: facebook, linkedin, twitter, etc..
• SMS & listas de distribución de whatsapp
• videoblogs, etc…

 

Designar un equipo de «Respuesta Inmediata»

Formado por personas clave para la revisión oportuna y la aprobación de los mensajes y materiales antes de su distribución.

Además, deben estar al tanto del correcto desarrollo de la campaña, así como de administrar el proceso de comunicación y recibir y responder a las inquietudes de los empleados.

 

   Vigilar las fuentes de información

Mantenerse al tanto de la información más reciente y precisa disponible, es la base de una comunicación interna exitosa.

Es importante seguir cuidadosamente cada uno de los mensajes de las fuentes oficiales de gobierno y autoridades  manteniendo a los empleados actualizados.

 

Mantener un alcance consistente, frecuente y multicanal

El equipo de respuesta inmediata debe estar alineado con los mensajes clave y, como en cualquier campaña de comunicación, estos deben reforzarse a través de todos los canales.

• Conducir siempre la conversación en un tono tranquilo y con enfoque personalizado, según la audiencia y el canal de comunicación.
• Designar que colaboradores pueden hacer «home office». *Comunique claramente las expectativas y políticas sobre el trabajo desde casa para empleados elegibles.
• Comunicar las alternativas a reuniones presenciales, como llamadas grupales, videoconferencias y juntas online.
• Preparar a socios, gerentes y líderes de RH para responder y comunicarse con los empleados.

 

Permanecer transparente

Se debe comunicar abierta y directamente cada uno de los desafíos operativos y de mercado que la compañía espera enfrentar en el corto plazo y lo que se está haciendo para administrarlo teniendo en cuenta el bienestar del personal.

La transparencia es fortaleza, incluso si significa comunicar noticias negativas.

Hoy más que nunca, las empresas deben desarrollar procesos claros y asignar responsabilidades muy concretas para ayudar a sus gerentes con las grandes conversaciones que necesitarán tener con sus equipos, quienes cuestionarán nuevas formas de trabajo, cambios en las políticas y plazos cambiantes.

Éstas son sólo algunas de las soluciones que hemos diseñado para nuestros clientes para ayudarlos a pensar de manera diferente ante la situación actual.

Si tienes un desafío específico que te gustaría conversar, contáctanos, nuestras líneas siempre estarán abiertas.